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有限会社業務改善創研のコラム(介護コンサルタント福岡浩)

介護コンサルタント福岡浩のコラム

それは公的な文書です

公務員が作成する公務に関する文書を「公文書」と言いますが、個人が個人的な目的で作成する文書や一般の会社で、 社員が社内で必要な文書を作成する場合は「私文書」で、その活用目的が終われば、廃棄できます。

しかし、介護保険制度の下で法に基づいて提供されている介護保険サービスの計画書や利用者へのサービス提供に関する記録類はすべて「私文書」ではなく公的な文書ですので、 一定期間の保管が義務づけられています。

「公文書」ではなく「公的な文書」であり、運営基準その他のルールに従って作成しなければなりません。

介護職員や介護現場で介護保険サービス提供に関わる人たちの一部に、サービスを提供することだけが自分たちの役割、仕事だと思い込んでいる方がいますが、 公的な制度の下で行われる介護保険サービスの提供は、提供後の記録も極めて重要であることが十分に認識されていません。

介護保険サービスを提供する事業者は、都道府県や保険者から指定を受け、公的な指定介護事業所という立場で、サービスを提供していますから、 公務員とは違いますが、公的な業務に従事していることになります。

公的な業務に従事している指定介護サービス事業所、介護施設も含めて、そこで提供される介護保険サービスは、 それぞれの介護事業ごとに事業運営の基準があります。

その運営基準には計画書を作成すること、サービス提供後に記録を作成すること、定期的に計画を評価することなどを事業所に求めています。 計画作成前のアセスメント記録、計画書やサービス提供記録書、そして利用者カンファレンスの記録やモニタリング記録もすべて、公的な制度の下で行われるので、公的な文書です。

ということは、事業所内、施設内の関係者だけが分かるような書き方では、公的な文書ではありません。 利用者やその家族の求めがあれば、記録等を開示しなければなりませんから、彼らが読んでわかるような内容、文書でなければなりません。

また、都道府県や保険者が定期的に実施する実地指導などで、事業所の運営状況を検査され指導を受ける際に、 外部の第三者である指導担当者にもわかるような記録類、帳票類であることが求められます。

今一度、介護保険制度によるサービス提供に伴う記録文書がどういうものなのかを理解し事業所内で、その書き方を統一しておくようお勧めいたします。

2018年2月8日掲載

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