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有限会社業務改善創研のコラム(介護コンサルタント福岡浩)

介護コンサルタント福岡浩のコラム

「忙しい」と「時間がない」

介護現場で仕事をされている方々から、 「忙しくて……ができません」とか、「時間がなくて……をやっていません」という声をよく耳にします。 確かに何だかわからないけれど忙しいのでしょう、あれもこれもやっていると時間がないのでしょう。 特に職場の管理者や部門、部署のリーダーや主任の間でよく聞かれます。

少し失礼な言い方をすれば、常に言い訳しながら仕事をしているように感じられます。 といっても、誰に言い訳しているわけでもなく、自分自身に言い訳しているようにも聞き取れます。 「こんなに忙しく時間がないのだから、この仕事はこの程度でも仕方がない」 というように自分自身に言い訳をして、言い聞かせているといった印象を受けます。

「忙しい」や「時間がない」という人たちに、いくつか聞いてみました。 最初に、「貴方は、ご自分の予定を管理する手帳やノートを持っていますか」と聞くと、 ほとんどの方が持っていると答えました。 しかも、手帳には「何が書いてありますか」と聞くと、 「どこかへ行く予定や、誰かと会う予定、打ち合わせや会議の予定など、です。」と、答えました。 そして、最後に「人に会う、会議予定、外出予定以外に、その日に何をするかを書いていますか」と尋ねると、 10人中9人までが書いていないと答えます。

さらに、デイサービスの生活相談員の方々に「貴方は、通所介護計画書を書くのにどの位の時間がかかりますか」(平均的な所要時間)と、質問しても即答する方は一人もいませんでした。 しばらく考えてから、「2時間ぐらいか、もっとかかっているかも知れないし……」と言って、明確な答えが出せません。 時間管理の意識がないまま、「何時までに終わらせよう」とは思うものの、 「何時間で仕上げよう」とは考えないようです。 以前、ひどい話がありました。 仕事が終わらないので、メモリースティックにデータを入れて家に持ち帰って仕事の続きをやっていたという方です。 しかし、そのメモリースティックを失くしてしまい、大騒ぎになった事業所もありました。

私も人のことを言えた義理ではありませんが、 ある時期から他人に(私は)忙しいとか、時間がないという言葉を発しないようにしようと決めました。 なぜならば、「忙しい」や「時間がない」と、他人に言えば、問題が解決するわけではないし、 それを聞いた他人は、「私は忙しいけれど、貴方は暇そうですね」と言われているようで嫌みに聞こえることもあると思ったからです。

「忙しく大変なんです」と言う人がいると、意地悪な質問と思われますが、 「具体的にその忙しいという中身は何ですか」と、私は尋ねてみます。 聞かれた方は一瞬考え込んでしまいますが、 しばらくして思い出すように「○◎とか、△▽とか、◆□とか……」と言い出します。 さらに畳み掛けるように 「○◎にはどの位の時間がかかりますか、△▽はいつまでに終わりますか、◆□は今、どこまで進んでいますか」 というように聞いてみると、口で言うほど忙しくないことが分かってしまう場合があります。

あるケアマネジャーから「ケアプラン作成に時間がかかって、大変なんです」と聞いたので、 どのような作業工程で作成しているか聞いてみました。 アセスメントにかかる時間、その他の情報収集に要する時間、実際にケアプランを作成する時間、 締めて何時間でしょうか? ところが、時間がかかるという問題の原因は他にもありました。 それは、パソコンが苦手だということです。 手書きで作成した方が早いということに気づいていながら、 使い慣れないパソコンで、ケアプランを作成していたことがわかりました。

解決方法はあります。パソコンスキルを身につけることです。 短期間で集中的に学ぶことは可能ですが、 ここでも「忙しい」、「時間がない」と言ってなかなか決断しないまま、時間だけが過ぎていきます。 1、2ヵ月で十分身につけられるはずですが、アクションが起こらないのはなぜでしょうか。 本当に覚えようという切迫した状態になっていないのでしょう。 この問題解決は簡単です。とにかく、パソコンスキルを習得することです。

せっかく、介護支援専門員になってもパソコンが使えなくて、ケアマネジャーの仕事を辞めた方もいました。 その方にケアマネジャーとしての経験や知識があっても、 パソコンが使えないだけでケアマネジャーを辞めるのは、もったいない話です。

さて、話を元に戻しますが、「忙しい」、「時間がない」を徹底的に分析すると、 多くの場合は、
①時間管理がされていない。
②個々の業務に要する時間が把握されていない。
③細切れ時間を活用していない。
という事実が見えてきます。他にも「忙しい」、「時間がない」という現象を引き起こしている原因はありますが、 主要な問題点は、以上の3つに絞られると言えます。

この3つが十分に行われてもまだ時間がないとすれば、 その時初めて、業務量が多いかどうかを検証する必要があります。 介護職にかかわらず、どのような職務でも会社や組織が予め決めている職務内容があります。 そのひとつ一つの標準的な所要時間を把握して、1日、1週間、1か月の業務量を積算すると、 「忙しい」、「時間がない」という問題が解決するのではないでしょうか。

2009年6月22日掲載

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